Kunden
Kundenverwaltung
360° Kundenprofil – Sehwerte, Anamnese, Aufträge und Kommunikation auf einen Blick.
PlattformAlles was ein unabhängiger Optiker braucht.
Alles was ein unabhängiger Optiker braucht.
Nichts was er nicht braucht.
Kundenverwaltung, Sehwerte, Termine, Aufträge, Recalls und Abrechnung – in einer Oberfläche, ohne Schulung.
Mein Tag
Der Tag beginnt mit einem klaren Bild.
Alle Termine, Abholungen, Aufgaben und Hinweise auf einem Bildschirm – direkt nach dem Einloggen.
Kein Zettel, kein Whiteboard, keine WhatsApp-Absprachen: Jeder Mitarbeitende sieht beim Einloggen genau, was heute ansteht – Termine im Zeitstrahl, abholbereite Aufträge, offene Aufgaben, wichtige Hinweise und Schnellzugriffe für den Alltag. So findet sich auch Aushilfe oder neues Team am ersten Tag zurecht.
- Chronologische Termin-Timeline mit Status und Verantwortlichem
- Abholbereite Aufträge inkl. Auftragswert direkt sichtbar
- Persönliche Aufgabenliste – fällig heute, fällig morgen
- Umsatz-Kachel, Hinweise und Schnellzugriff auf die häufigsten Aktionen
Kunden
Jeder Stammkunde – eine vollständige Akte.
Sehwerte, Anamnese, Termine, Brillen- und KL-Historie, Segmente und Familienverknüpfungen an einem Ort.
Occuly führt jeden Kunden als vollständige Akte: Kontaktdaten, Anamnese, aktuelle Sehwerte mit visueller Darstellung, komplette Messhistorie, alle Termine und Aufgaben, sowie Segmente für gezielte Ansprache. Neue Mitarbeitende finden sich sofort zurecht – ohne mündliche Übergabe.
- Frau Wagner kommt rein – letzter Sehtest vor 2 Jahren, letzte Brille Gleitsicht, Eigenanteil 340 €. Alles in 3 Sekunden.
- Refraktion, Achsen, Addition, PD strukturiert erfasst – mit visueller Augendarstellung und kompletter Historie
- Termine (Sehtest, KL-Anpassung, Abholung, Nachkontrolle) direkt aus der Kundenakte planen
- Anamnese und Segmente für gezielte Kampagnen und Recall-Vorschläge
Verkauf
Vom Angebot bis zur Rechnung – ein durchgängiger Prozess.
Aufträge, Rechnungen, Reklamationen und Gutscheine sauber verbunden, bis zum DATEV-Export.
Occuly begleitet jeden Verkauf: von der Fassung über die Glasbestellung bis zur fertigen Brille, mit Lieferstatus, Eigenanteil, Kassenabrechnung und Abholbenachrichtigung. Reklamationen bleiben am Auftrag dokumentiert, Gutscheine sind eingelöst statt in Excel-Listen, und am Monatsende ist alles fertig für die Steuerberatung.
- Aufträge mit Status, Lieferantenbestellung (Rodenstock, Zeiss, Essilor & Co.) und Abholbenachrichtigung
- Rechnungen mit 5 individuell anpassbaren Designs – vom minimalistischen Look bis zum klassischen Fachgeschäft
- Reklamationen direkt am Auftrag dokumentiert – nachvollziehbar für alle im Team
- Gutscheinverwaltung mit Restwert-Tracking und automatischer Verbuchung
Warenwirtschaft
Bestand, Lieferanten und Bestellungen im Griff.
Produkte kategorisiert, Bestände live, Bestellungen bei allen relevanten Lieferanten aus einer Oberfläche.
Fassungen, Gläser, Kontaktlinsen, Pflegemittel und Zubehör – alles kategorisiert, mit Marke, SKU, Preis und aktuellem Bestand. Niedrige Bestände werden farblich markiert, Bestellungen laufen strukturiert bei den passenden Lieferanten, und Sie behalten Lagerwert und Ø-Preis jederzeit im Blick.
- Produktkatalog mit Kategorien, Marken, Bildern, SKU und Bestandsampel
- Lieferantenverwaltung mit Konditionen, Kontakten und Bestellhistorie
- Bestellungen strukturiert – vom Wareneingang bis zur Zuordnung auf den Auftrag
- Kennzahlen live: Produkte gesamt, Ø-Preis, Lagerwert, niedriger Bestand
Kommunikation
Kein Stammkunde verschwindet still.
Kampagnen und Auto-Recalls, die zur richtigen Zeit die richtige Nachricht senden – automatisch.
Occuly weiß: Herr Schmidt kauft alle 14 Monate neue Kontaktlinsen. Frau Berger braucht nach 2 Jahren einen neuen Sehtest. Auto-Recalls erinnern automatisch, Kampagnen erreichen Segmente wie „Gleitsicht-Kandidaten“ oder „Familie Weber & Freunde“ – per E-Mail oder SMS, ohne Copy & Paste.
- Auto-Recalls basierend auf Sehwerten, Kaufhistorie und individuellen Regeln
- Kampagnen an Kundensegmente – Sehtest, Sonnenbrille, Gleitsicht, Geburtstag
- Statistiken pro Kampagne: Öffnungsrate, Terminbuchungen, generierter Umsatz
- Abholbenachrichtigungen automatisch, sobald ein Auftrag fertig gemeldet wird
Auswertungen
Zahlen, die Entscheidungen tragen.
Wochen- und Monatsübersicht, Filialvergleich, Team-Auslastung und DATEV-Export – ohne Excel.
Klassische Auswertungen für den Betrieb: Umsatz, Termine, Aufträge, Kundenentwicklung – live und ohne Reports bauen zu müssen. Filialen im Vergleich, Auslastung pro Mitarbeitendem, Produkt-Performance und ein Klick zum DATEV-Export für die Steuerberatung.
- Wochen- und Monatsübersicht auf einen Blick
- Filialvergleich – Umsatz, Termine, Conversion pro Standort
- Auslastung und Kennzahlen pro Mitarbeitendem
- DATEV-Export für die Steuerberatung mit einem Klick
KI-Assistent
Fragen Sie Ihre Daten – in ganzen Sätzen.
Der Occuly KI-Assistent kennt Ihre Kunden, Aufträge und Zahlen und antwortet in Sekunden.
Statt Reports zu bauen oder in Pivot-Tabellen zu suchen, stellen Sie einfach Ihre Frage: „Welche Kunden hatten seit einem Jahr keinen Termin?“, „Wie viele Aufträge hatte ich diesen Monat?“, „Welche Gleitsichtgläser laufen am besten?“. Der Assistent antwortet in natürlicher Sprache – mit den relevanten Zahlen fett hervorgehoben.
- Natürliche Sprache statt Filter, SQL oder Pivot-Tabellen
- Antworten in Sekunden – mit direkter Verknüpfung zu Kunden und Aufträgen
- Kennt Ihre Daten: Kunden, Termine, Aufträge, Produkte, Umsätze
- DSGVO-konform: Ihre Daten verlassen nicht die europäische Infrastruktur
Team & Verwaltung
Ob eine Filiale oder fünf – ein System für das ganze Team.
Rollen, Zeiterfassung, Urlaub und Teamkalender über alle Standorte hinweg.
Alle Standorte laufen in Occuly zusammen. Mitarbeitende sehen nur was sie brauchen, Inhaber sehen alles. Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Anwesenheit und Teamkalender in einer Ansicht – transparent und fair für das Team.
- Beliebig viele Filialen unter einem Konto, Filialwechsel mit einem Klick
- Rollen für Inhaber, Filialleitung und Mitarbeitende
- Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen und Teamkalender integriert
- Auswertungen pro Standort und pro Mitarbeitendem
Einstellungen
Passt sich Ihrem Betrieb an, nicht umgekehrt.
Filialen, Rechnungsdesigns, DATEV und Online-Buchungsseite in Ihrer Hand.
Occuly ist konfigurierbar wie ein maßgeschneiderter Anzug: Firmendaten und Branding, 5 anpassbare Rechnungsdesigns, DATEV-Kontenrahmen für den Steuerberater, eigene öffentliche Buchungsseite und alle Filialen individuell einstellbar – ohne Entwickler, ohne IT-Ticket.
- Multi-Filial-Konfiguration mit Öffnungszeiten, Team und Leistungen pro Standort
- 5 anpassbare Rechnungsdesigns – vom minimalistischen Look bis zum klassischen Fachgeschäft
- DATEV-Export konfigurierbar: Konten, Kostenstellen, Steuerberater-Zugang
- Öffentliche Online-Buchungsseite mit Branding, Slots und Leistungen